Ocjenjivanje ili evaluacija zaposlenika nije lagan zadatak za menadžere. Štoviše, neadekvatna evaluacija te loš pristup davanju feedbacka može našteti atmosferi u timu te potaknuti nezadovoljstvo ili fluktuaciju.
Evaluacija zaposlenika trebala bi se sastojati od nekoliko ključnih točaka, a to su: kako zaposlenik izvodi zadatke, koliko su postignuti ciljevi (nisu ispunjeni ili su premašeni), i kakav je zaposlenik u radu s drugima.
Provođenje evaluacije trebalo bi započeti s anketom odnosno upitnikom procjene kolega međusobno te samoprocjene, a takav upitnik sastoji se od pitanja vezanih za njihov radni učinak te što smatraju kao područje za napredak i poboljšanje osobina i kompetencija, kako sebe tako i kolega. Ovakve ankete daju puno informacija od kojih ne moraju sve biti nužno korisne menadžeru. Menadžer sam treba zaključiti na što bi se trebao fokusirati te kako konstruktivno pružiti povratnu informaciju na razgovoru.
Nakon što je i menadžer odgovorio na pitanja iz upitnika o svakom zaposleniku, on bi trebao imati i dodatnu listu pitanja na koja će se usmjeriti tijekom vremena evaluacije (sastanak menadžera i zaposlenika u trajanju od 30 min do 1h). Osim što menadžerska evaluacija treba biti unaprijed dogovorena i zabilježena u kalendaru, ona zahtijeva i pripremu kako zaposlenika tako i menadžera. Usmjeriti se na ciljeve te naći ravnotežu između pozitivnog feedbacka i konstruktivne kritike, ključno je za uspješnu evaluaciju.
Iako negativan feedback ima jak emocionalni utjecaj, istraživanja su pokazala da čak i negativna povratna informacija, uz pretpostavku da je konstruktivno prenesena od strane menadžera, može imati znatan učinak na povećanje angažiranosti zaposlenika.
No da bi negativna informacija bila prenesena konstruktivno, menadžer treba pripaziti na određene stvari prilikom sastanka sa zaposlenikom. Prije svega, ne bi se trebao usmjeriti isključivo na iznošenje negativnih stvari odjednom nego bi trebao naglasiti i ono što je dobro, a što u ovom trenutku nije. Važno je napomenuti da sastanak na kojem menadžer daje feedback, ne treba i smije biti monolog menadžera već se sastanak treba odvijati kao razgovor usmjeren na angažman zaposlenika, ali i prilika za raspravu o tome kako gledaju na svoj posao te gdje vide prostor za poboljšanje ili rast. Kada se govori o pozitivnom feedbacku, dobro je i pročitati primjer iz prethodno provedene ankete gdje je netko od zaposlenika (uz zadržavanje anonimnosti) napisao nešto pohvalno i pozitivno za zaposlenika s kojim menadžer u tom trenutku razgovara. Takvo doslovno prenošenje pozitivnog feedbacka naglašava osjećaj da je zaposlenik zaista vrijedan i prihvaćen u timu što podiže njegov moral i odanost u radu te samopouzdanje. Negativne feedbacke ne bi trebalo doslovno čitati nego je upravo u tom dijelu važan posao menadžera da negativnu povratnu informaciju prenese svojim riječima i konstruktivno, usput napominjući što i kako treba popraviti. Treba osviejstiti da svi imaju neke područje na kojem mogu dodatno poraditi, pa čak i oni najbolji u firmi. To ne bi trebalo iznositi kao nešto negativno nego kao normalan slijed razvoja osobina i sposobnosti koje se mogu steći iskustvom, mentorstvom ili edukacijama. Upute za daljnji rad moraju biti jasno predstavljene kako bi zaposlenik razumio koji su ciljevi te što se eventualno može očekivati od tvrtke kroz određeni sljedeći period (npr. u sljedećoj godini poslovanja). Otvorena i jasna komunikacija ključna je za uspješno obavljanje razgovora. Uz konstruktivnu kritiku, razgovor o poboljšanjima i prepoznavanjem i pohvalom za dobro obavljanje posla, dodatna motivacija može biti i nagrada, bilo kao povišica, određeni bonus ili promocija.
Procjena zaposlenika vrijeme je kada se „službeno“ iznose prepoznati uspjesi, ali i područja koja čekaju na napredovanje. Evaluacija bi trebala završiti u pozitivnom tonu, a uz realan prikaz stanja u timu i kompaniji, menadžer bi se trebao potruditi da svaki zaposlenik sa sastanka ode inspiriran, motiviran i u dobrom raspoloženju.
