Kako pratiti produktivnost zaposlenika?

Odugovlačenje sa zadacima, prebacivanja zadataka na druge, neuspjeh u dostizanju rokova, ometanje drugih u radu ili vlastita neangažiranost, samo su neki od pokazatelja nedovoljne produktivnosti. Jedan od zadataka menadžera trebao bi biti i praćenje produktivnosti zaposlenika. Nije ispravno produktivnost gledati na razini tima jer to može dovesti do potencijalno iskrivljene slike o (ne)jednakoj angažiranosti pojedinaca.
Niska produktivnost ima za posljedicu neobavljene zadatke te nezadovoljne klijente/kupce.
Što bi u takvim ili sličnim situacijama menadžer mogao učiniti?

1. Pružiti konkretne upute te pratiti slijed obavljanja zadataka

Zaposlenici trebaju imati podršku od strane menadžera na način da budu upućeni što se točno očekuje od njih te u kojem vremenskom roku. Kada zaposlenici dobro shvate cilj te ga smatraju izazovnim, ali i realnim te znaju u kojem smjeru moraju ići, onda će vrlo vjerojatno raditi dovoljno brzo i efikasno kako bi pokazali da mogu. Važno je pratiti i što zaposlenik zapravo radi tijekom svojih osam radnih sati. To se najlakše može vidjeti ukoliko se zabilježe i pokažu odrađeni zadaci. Zaposlenik ne mora zapisivati svaku sekundu ili minutu radnog vremena, ali generalno može podijeliti zadatke po prioritetima te ih kao takve obavljati tijekom dana. Menadžer će onda jasno vidjeti postoji li prostor za davanje dodatnih zadataka ili s druge strane, zaposlenik možda ne stiže efikasno obavljati svoj dio posla koji bi trebao.

2. Feedback od strane tima

Iako se feedback uglavnom odnosi na onaj od strane menadžera, važno je čuti i drugu stranu odnosno tim. Oni ipak najbolje poznaju okruženje u kojem svakodnevno surađuju te najbolje poznaju druge članove svoga tima. Zaposlenici bi trebali imati mogućnost razgovora s menadžerom jedan-na-jedan kako bi bili sigurni da ih menadžer sluša i razumije te da otvoreno mogu popričati o atmosferi u timu, poslu i eventualnim prijedlozima i promjenama. Naravno, ne smiju se zanemariti ni timski sastanci koji bi trebali biti i nešto češći (npr. svaki tjedan) gdje bi menadžer mogao vidjeti kako tim funkcionira zajedno te podupiru li se dovoljno u timskom radu. Ukoliko tim ima prijedloge s kojima se svi slažu, a menadžer to implementira, zasigurno je to pokazatelj koliko se zaposlenici cijene te će i njima donijeti osjećaj da ih se vrednuje. U takvoj atmosferi, za očekivati je da će i produktivnost biti veća.

3. Feedback od strane klijenata

Zaposlenici bi morali biti svjesni da ih klijenti procjenjuju. Svaki neodgovoreni poziv, neuzvraćeni mail ili neljubaznost prilikom komunikacije/sastanka mogu biti potencijalni znakovi da taj zaposlenik nije dobar odnosno da nije produktivan koliko bi trebao biti. Procjena klijenata, bilo preko telefona ili službenom anketom svakako daje jasnu sliku o zaposlenikovoj produktivnosti, uz pretpostavku, naravno da se radi o realnim očekivanjima sa strane klijenta.